Если вы получите партию брендированных ежедневников и обнаружите, что оттенок обложки не соответствует ожиданиям, листы выпадают при перелистывании, а резинки-закладки нет, клиенты останутся без мерча, а вы - без бюджета. Скорее всего, на ваше возмущение подрядчик ответит: «Но в техническом задании не было указано, что нужна резинка».
В чем же причина разногласий? В бытовом общении «качество» является синонимом слова «хороший». Однако в профессиональной сфере закупок качество — это прежде всего соответствие установленным требованиям. И если эти требования не прописаны детально — неприятных сюрпризов не избежать.
Именно о том, как предотвратить такие ситуации, на фестивале «Штрих-Фест. Закупки и управление рисками» рассказал эксперт по закупкам Сергей Дубовик. Он поделился практическим опытом контроля качества и, что особенно важно, методикой грамотного составления технического задания.
Философия качества: перевод с бытового на профессиональный язык
Есть два подхода к определению качества.
Бытовой подход: «Нам нужна качественная спецобувь». Подразумевается, что обувь должна быть прочной, удобной и долговечной. Профессиональный подход: «Нам нужна спецобувь, соответствующая ГОСТ 12.4.137-84, с подошвой из полиуретана толщиной 3 см, усиленным носком и сроком износа не менее 12 месяцев при активной эксплуатации».
Бытовой подход: «Нам нужна качественная спецобувь». Подразумевается, что обувь должна быть прочной, удобной и долговечной.
Профессиональный подход: «Нам нужна спецобувь, соответствующая ГОСТ 12.4.137-84, с подошвой из полиуретана толщиной 3 см, усиленным носком и сроком износа не менее 12 месяцев при активной эксплуатации».
Если обувь пришла в негодность через месяц, но при этом полностью соответствовала всем формальным параметрам ТЗ, — с точки зрения закупок, она качественная. Проблема не в поставщике, а в том, что вы не установили корректные требования. Качественный товар — это не тот, который нравится лично вам. Это тот, который на 100% соответствует заранее оговоренным и документально зафиксированным критериям.
Цена неполного ТЗ: как недобросовестные поставщики используют пробелы в документации
Практика экспертов, проанализировавших тысячи кейсов, демонстрирует: любой параметр, не указанный в техническом задании, будет минимизирован ради снижения себестоимости. Именно здесь кроются типичные ловушки:
Субъективные формулировки, такие как «премиальный вид» или «фирменное качество». Каждый поставщик трактует их по-своему.
Отсутствие отраслевых стандартов: когда в документации нет ссылок на ГОСТы, технические регламенты или общепринятые нормы.
Не указаны ключевые параметры: для одежды — состав ткани, плотность, тип швов; для полиграфии — тип бумаги, цветопередача Pantone, вид скрепления.
Реальный пример из практики. В ТЗ было указано: «Худи, зеленый, премиум-качество». Поставщик-новичок, стремясь выиграть тендер, предложил цену на 40% ниже рыночной. Он использовал тонкую ткань низкой плотности и не попал в оттенок. Формально ТЗ соблюдено — худи зеленого цвета. Однако результат совершенно не соответствовал ожиданиям заказчика, пришлось перезаказывать.
Почему так происходит? Постоянные поставщики, как правило, уже знакомы с вашими негласными ожиданиями через переписку и личные контакты. Новый подрядчик ориентируется исключительно на букву технического задания. Неполное ТЗ играет ему на руку.
От теории к практике: преобразование плохого ТЗ в эффективное (на примере худи)
Излишне детализированное ТЗ может стать опасным: это ограничит конкуренцию.
Например, вы указали в ТЗ точный оттенок серого — Pantone 2747C. Такой краситель есть в наличии только у одного поставщика. Остальные, чтобы участвовать в тендере, вынуждены заказывать его под заказ, что ощутимо повысит стоимость.
Чтобы этого избежать, можно:
Указывать не одно значение критерия, а диапазон (например, с 273C по 276C).
Разделить критерии на обязательные и желательные.
Сначала показать ТЗ нескольким потенциальным подрядчикам и оценить, насколько ваши требования соответствуют рыночным стандартам.
Если вы не специалист в конкретной области (например, в текстиле или полиграфии), есть два рабочих метода создания грамотного технического задания.
Опросите поставщиков. Задайте прямой вопрос нескольким подрядчикам: «Какие параметры влияют на стоимость и долговечность [худи/ежедневника/дождевика]?». Их ответы будут основой для вашего ТЗ.
Используйте AI-ассистентов. Например, сформулируйте запрос: «Составь список технических параметров для включения в ТЗ на закупку корпоративных ежедневников. Укажи, какие характеристики влияют на стоимость и долговечность продукции». Искусственный интеллект сгенерирует структурированный чек-лист для дальнейшей адаптации.
Избегайте субъективных оценок («качественно», «премиально»). Заменяйте их измеримыми параметрами.
Используйте общепринятые стандарты и нормативы (ГОСТ, ISO, Pantone).
Указывайте допустимые диапазоны для цветов, размеров, плотностей материалов, чтобы не ограничивать число потенциальных поставщиков.
Проводите предварительный опрос подрядчиков для оценки реалистичности и адекватности ваших требований.
Четко прописывайте процедуру приемки товара и методы контроля его качества.
Грамотно составленное ТЗ страхует от недопонимания, срывов сроков и поставки товара, не соответствующего ожиданиям. Поэтому время, затраченное на разработку качественного технического задания на начальном этапе, позволяет избежать значительных финансовых и временных потерь в дальнейшем.
Не нашли в каталоге? Создадим решение под ваш уникальный запрос
Превращаем продукты в историибренда
Всё под контролем: от эскиза до доставки в руки
Не смогли подобрать нужное в готовых коллекциях? Отправьте заявку, и наш менеджер индивидуально подберёт для вас наилучший вариант.